Pewne jest, że większość ludzi idzie do pracy w nadziei na spokój ducha i satysfakcję z wkładu pracy, w tym kierowników projektów. Proces zarządzania projektami był tak dobrze rozwinięty, a następnie zdefiniowany przez Project Management Institute, że niewiele wydaje się, aby nie ulegać ekspresji, z wyjątkiem nauk i wyjątkowych historii praktyków PM, którzy włączają ludzkość do zarządzania projektami. Większość ludzi chce być częścią znaczącej i jasno określonej wizji z dobrymi perspektywami na przyszłość.
Pierwszym krokiem jest stworzenie świetnej karty i zatwierdzenie jej. W tym momencie projekt nie jest uważany za aktywny i nie przypisano żadnego menedżera projektu. W karcie menedżerowie firmy są po prostu pytani: „Czy jest to projekt, który ma potencjał zysków i korzyści dla naszej firmy i zmusza nas do inwestowania finansów i personelu?” Przy określaniu szans i zagrożeń, które firma może potrzebować, należy stworzyć i rozwinąć pulę czarterów. Te karty zapewniają jasne uzasadnienie biznesowe, które pokazuje koszty i zyski. Należy również podać jasną definicję wyników, harmonogramu i zasobów. Na przykład może istnieć potencjalny klient, który potrzebuje określonego produktu lub może występować szczególny problem z jakością w produkcji, który należy rozwiązać. Niezależnie od potrzeby karta jest pierwszym krokiem, ponieważ daje menedżerom wgląd w ich najlepsze decyzje, a ich wkład polega na krytykowaniu czarterów, a następnie zatwierdzaniu ich w razie potrzeby.
Po sporządzeniu karty, a następnie zatwierdzeniu, przydzielany jest kierownik projektu i nadszedł czas, aby ocenić, czy projekt zostanie aktywowany za pomocą dokumentu zakresu. Ten dokument „Zakres”, który jest w zasadzie umową z napisem „Umieść swoje pieniądze tam, gdzie są twoje usta” lub „Zamknij się lub zamknij się” oraz wyjaśnić szczegóły zawarte w karcie. Może zawierać bardziej szczegółowe kryteria akceptacji lub zmiany w karcie. Będzie również miał kluczowy zasób o konkretnej nazwie, wraz ze szczegółowym uzasadnieniem biznesowym i planem wydatków, wszystko oparte na karcie, ale uwzględniony w tego rodzaju umowie, którą sponsorzy projektu mogą przeglądać i „kształtować” w razie potrzeby do których ostatecznie się zobowiązują, podpisując swoje zezwolenia. Ten dokument musi zawierać wizję opisującą przekonujący przypadek biznesowy i odpowiadający mu szczegółowy plan, aby osiągnąć skuteczną odpowiedź.
Idealny kierownik projektu jest jak właściciel firmy i dba o szczegóły i całość firmy, w tym klienta, produkt i proces, problemy techniczne, koszty, zyski, harmonogramy, zasoby i inne sprawy biznesowe. Zarządzanie projektem jest optymalne, jeśli kierownik projektu posiada wiedzę techniczną odpowiednią dla projektu i wyczucie biznesowe. Jeśli PM nie ma wiedzy technicznej i biznesowej, aby zapewnić wytyczne i odpowiedzialność, nie jest tak skuteczny. Ogólnie rzecz biorąc, wielki PM w świecie IT będzie doświadczony technologicznie w tym obszarze projektu, tak jak PM w budownictwie zna szczegóły techniczne kompilacji i tak dalej. Znakomity kierownik projektu pozwala wyznaczonym specjalistom pracować i wykonywać swoje zadania, będąc jednocześnie świadomym i zintegrowanym z pracą techniczną działań technicznych. PM będzie współpracować z tym zespołem, aby stworzyć możliwy do osiągnięcia harmonogram i budżet, z jasnym zrozumieniem wyniku oraz tego, czego klient naprawdę chce i płaci.
I tak na początku potrzebny jest dobry kierownik projektu w całym procesie zarządzania projektem.
Jeśli projekt zostanie uruchomiony bez karty i bez zakresu, istnieje wysokie ryzyko marnowania czasu, pieniędzy i personelu. Nie wspominając o nieszczęśliwych ludziach, którzy będą mieli nieszczęście inwestować w zmarnowane, zniechęcające i stracone wysiłki. Bez tych dwóch dokumentów istnieje znacznie większe ryzyko niepowodzenia projektu, ponieważ nie otrzymano wsparcia od kluczowych właścicieli zasobów i liderów biznesu odpowiedzialnych za zarządzanie budżetami i zasobami, które nie zawierają nieaktywnego projektu bez zatwierdzonej karty i zakresu. Prawdopodobne jest, że ponieważ menedżerowie nie zaangażowali zasobów w projekt, projekt bez karty ani zakresu nie ma widoczności ani odpowiedzialności i będzie zaniedbywany, ponieważ na pewno zdarzą się inne ofiary i sytuacje kryzysowe. Wszystko to ma sens, ponieważ większość menedżerów naprawdę próbuje wykonywać czynności zlecone przez swoich przełożonych. Nie ma tu żadnej wielkiej tajemnicy i moralnej porażki, tyle tylko, że umowy nie zostały zawarte. Rodzi to pytanie: „Po co uruchamiać projekt bez karty i zakresu?” Faktem jest, że nie ma dobrego powodu, aby rozpocząć projekt bez zatwierdzonej dokumentacji karty i zakresu.
Na przykład spójrz na wczesną historię Ameryki. Deklaracja niepodległości, napisana przez Thomasa Jeffersona, jest nadal uważana przez wielu za jeden z najpotężniejszych i najbardziej szanowanych dokumentów, jakie kiedykolwiek napisano w historii świata. Od czasu napisania zostało przeczytane i przestudiowane, a oni z kolei zainspirowali się do pożyczenia przepisów z 1776 r. Dlaczego takie dokumenty są tak potężne? Ponieważ są one starannie napisane i wspierane przez wielu menedżerów oraz tworzą silną jedność i pracę zespołową, aby osiągnąć wspaniałe rzeczy.
Więc pisząc kartę projektu i dokument zakresu, zastanów się, jak potężny może być ten dokument w ogromnym wysiłku. Zapewnia zarządzanie i jasny kierunek, w którym menedżerowie mogą jasno zrozumieć i zobowiązać się do dotarcia do wielkich i rentownych firm dla swoich organizacji. Praca może być ekscytująca, a także zabawna. W rzeczywistości udokumentowane umowy mają wiele zdrowych aspektów społecznych, ponieważ łączą wiele osób z ważnej przyczyny i mogą zapewnić wielu satysfakcję, tak pożądaną dla udanych transakcji. Ludzie lubią wygrywać i cieszyć się ofiarą zwycięstwa.
Tak właśnie jest z zarządzaniem projektami. Powinniśmy uczyć się od Thomasa Jeffersona i zawsze pamiętać o wielkim szacunku dla autorytatywnego dokumentu, który zawiera jasne wytyczne i miejsce dla kadry kierowniczej na spotkanie i uzgodnienie. Niech Twój kolejny projekt odniesie wielki sukces!
[ff id=”3″]