Czasami zespoły rozpoczynają przydzielony projekt i nie mogą nim zarządzać z powodu niewystarczającej wiedzy w zakresie planowania i wdrażania. W innych przypadkach zespół może realizować udany projekt i może nie być gotowy do ukończenia projektu lub może nie wiedzieć, kiedy projekt podstawowy powinien zostać ukończony. Zespół może lepiej zarządzać projektami za pomocą procesu, który pokazuje, w jaki sposób procedury są planowane, wdrażane, uruchamiane i zatrzymywane. Prostym procesem, z którego mogą korzystać zespoły, jest O.P.I.E. O.P.I.E. Proces składa się z 4 głównych faz, które są wymagane do ukończenia projektu wysokiej jakości w pożądanym terminie. Etapy O.P.I.E. otwierają się i planują, potem wdrażają i wreszcie wychodzą. Ogłaszając O.P.I.E. Akronimem może być O-P lub O-Pi. Nie wszystkie projekty wymagają wszystkich kroków i wyników każdego etapu procesu, ale wszystkie projekty wymagają przeprowadzenia każdego etapu głównego.
Ważne kroki w Otwarcie Etap
- Ustaw cel – warto zakomunikować projekt
- Wykonaj analizę – aby upewnić się, że projekt jest opłacalny
- Uzyskaj uprzednią zgodę – aby upewnić się, że projekt jest wykonalny
- Przypisywanie Project Managera – – w celu zapewnienia kontynuacji projektu
Ważne kroki w Plan Etap
- Specyfikacja dokumentu – aby upewnić się, że wszyscy znają zakres i wyniki projektu
- Opracuj harmonogram – aby upewnić się, że oś czasu jest wykonalna
- Określ zasoby – aby zapewnić dostępność wystarczającej liczby osób, sprzętu i zasobów
- Oszacuj budżet – aby upewnić się, że projekt jest niedrogi
- Uzyskaj zgodę na planowanie – aby upewnić się, że projekt jest finansowy
Ważne kroki w Wdrożyć Etap
- Organizuj spotkania – aby omówić i rozwiązać problemy projektu
- Wykonaj plan – aby zrealizować harmonogram
- Monitoruj plan – aby śledzić zasoby i budżet
- Rozwijaj komunikację – aby wszyscy wiedzieli, co się dzieje z projektem
- Rozwiąż problemy – aby zapewnić, że zespół pracuje razem nad tym samym celem
- Przygotuj raporty z postępu – aby zespół i kierownictwo wiedzieli, co się dzieje z projektem
- Uzyskaj zatwierdzenie wydajności – aby kierownictwo mogło zatwierdzać / odrzucać zmiany
Ważne kroki w Koniec Etap
- Ścisła administracja – w celu wymiany zdobytej wiedzy, zamknięcia zasobów i uwolnienia zasobów
- Hold Celebration – aby podziękować zespołowi za jego wkład i motywować przyszłe wyniki
- Zaplanuj wynagrodzenie – aby zmotywować członków zespołu do przyszłych wyników
- Wykonaj ocenę – aby zmierzyć projekt w stosunku do konkretnych wskaźników sukcesu
Nie wszystkie kroki i wyniki każdego etapu procesu są wymagane dla wszystkich projektów zespołowych. Jednak każdy główny poziom jest wymagany dla wszystkich projektów. Korzystanie z O.P.I.E: fazy otwierania, planowania, wdrażania i kończenia; powinien pomóc zespołom zrozumieć, co zrobić z każdym zamówieniem projektu i upewnić się, że projekt ma punkt przerwania, aby zespół mógł wrócić do normalnych zadań na pełny etat lub rozpocząć pracę nad ważnym nowym projektem.
Uwaga: powyższe kroki procesu pochodzą z książki Shirley Fine Lee, „Planowanie i wdrażanie projektu OPIE dla zespołów”, Copyright 2012. Wszelkie prawa zastrzeżone.
[ff id=”3″]