Arkusze kalkulacyjne są królem narzędzi wspierających zarządzanie projektami, ponieważ są najwygodniejszym i najczęściej stosowanym narzędziem. Jak się mają do oprogramowania do zarządzania projektami? Jakie są zalety każdego z nich i kiedy należy przejść na oprogramowanie do zarządzania projektami? Chociaż tylko Ty możesz zdecydować, kiedy dokonać zmiany, w tym artykule wyjaśniono zalety każdego elementu i podano kilka wskazówek.
W zależności od badań, na których polegasz, rynek oprogramowania do zarządzania projektami wynosi od 1,5 do 3,5 miliarda dolarów. Dotyczy to oprogramowania opracowanego specjalnie w celu wspierania zarządzania projektami. Większość organizacji, które włożyły znaczny wysiłek w skuteczne zarządzanie projektami, uznało, że bardzo trudno jest zarządzać większą liczbą projektów i osób lub większym projektem bez wsparcia technologii.
Jednak nie ma narzędzia do zarządzania projektami, które byłoby bardziej popularne lub rozpowszechnione niż arkusze kalkulacyjne, chociaż arkusze kalkulacyjne nie są zaprojektowane jako narzędzia wspierające projekty. Arkusze kalkulacyjne są używane nawet w organizacjach posiadających sprawdzone narzędzie do zarządzania projektami. Istnieją ku temu oczywiste powody. Program do obsługi arkuszy kalkulacyjnych znajduje się na prawie każdym komputerze w każdej organizacji, użytkownicy znają arkusze kalkulacyjne i sposób ich używania, a użytkownicy są gotowi używać tych „biurowych” narzędzi programowych do rozwiązywania problemów. I jestem tam z nimi. Uwielbiam używać arkuszy kalkulacyjnych do śledzenia wszystkich rodzajów danych. Jest to łatwe, wygodne i przyznaję, że wzmacniam ego, aby pokazać, co mogę zrobić w arkuszu kalkulacyjnym.
Mając to na uwadze, spójrzmy na niektóre różnice między tymi dwoma różnymi typami narzędzi. Na potrzeby tego artykułu wybrałem sześć kryteriów do porównania. Zostały one wybrane na podstawie informacji zwrotnych od klientów i zainteresowanych stron oraz nauczyły się, co jest ważne dla pomyślnego przyjęcia i wdrożenia narzędzi projektowych w organizacji.
Eksploracja danych
Eksploracja danych jest ważną częścią narzędzi do zarządzania projektami. Głównym powodem tego narzędzia jest gromadzenie danych, abyś mógł inteligentnie na nie patrzeć, upewnić się, że procesy działają zgodnie z reklamą i podejmować trafne decyzje. Musisz wiedzieć, które projekty i zadania prześlizgują się przez szczeliny, abyś mógł ponownie zareagować. Musisz wiedzieć, kiedy nie masz wystarczających zasobów, aby zaspokoić popyt, abyś mógł odpowiednio alokować lub zarządzać nim. Musisz wiedzieć, jakie czają się problemy, abyś mógł je teraz naprawić, zanim straci przychylność krytycznego klienta. I musisz zobaczyć, jak działają twoje procesy, abyś mógł ciągle ulepszać swoje procesy.
W dzisiejszej gospodarce, konkurencyjnym krajobrazie i odpowiedzialności musisz mieć dane. Menedżerowie tracą wzrok, ponieważ nie wiedzą, co się dzieje i co się dzieje. Odpowiednie narzędzie do zarządzania projektami zapala się i arkusze kalkulacyjne znikają. Dobre narzędzie do zarządzania projektami jest zorientowane na bazę danych i powinno umożliwiać różnego rodzaju raporty ad hoc dla wielu projektów. Umożliwia to eksplorację wszystkich rodzajów danych. Po prostu nie możesz tego zrobić w tabeli na tym samym poziomie. Jeśli naprawdę wiesz, co robisz, możesz powiązać arkusze kalkulacyjne i wygenerować wbudowane dane. Ale to nie to samo. Po prostu nie możesz zanurzyć się w danych przedstawionych w wielu tabelach na kaprysu. W dzisiejszym środowisku jest to bardzo ważne. Dawno minęły czasy, kiedy nie można mieć odpowiednich danych.
Zaleta: Oprogramowanie do zarządzania projektami
Łatwość użycia
Istnieją systemy oprogramowania do zarządzania projektami, które są łatwe w użyciu. Arkusze kalkulacyjne mają tutaj wyraźną przewagę. Większość ludzi zna się na korzystaniu z arkuszy kalkulacyjnych. Czują się z nimi dobrze, a nawet lubią z nich korzystać. Ważnym powodem jest brak struktury arkuszy kalkulacyjnych. Ludzie zwykle nie są „zmuszani” do korzystania z nich. Możesz używać ich tak, jak chcesz. Ma to oczywiście wadę. Bardzo trudno jest ustandaryzować proces lub mieć standardową strukturę danych, jeśli samo narzędzie nie zawiera struktury. Z punktu widzenia ścisłej przyjazności dla użytkownika arkuszy kalkulacyjnych nie można przekroczyć.
Można temu przeciwdziałać w oprogramowaniu do zarządzania projektami, zapewniając dobre, odpowiednie i regularne szkolenia, upraszczając wdrożenie i korzystając z pomocy, takiej jak szablony. Ale skorzystamy z tego programu do obsługi arkuszy kalkulacyjnych.
Zaleta: Arkusze kalkulacyjne
Centralny dostęp
Jedną z rzeczy, które firmy dzisiaj robią, aby stać się bardziej konkurencyjnym i wydajnym, jest zapewnienie wszystkim dostępu do potrzebnych informacji o projekcie. Organizacje marketingowe umieszczają wszystkie informacje o każdym projekcie klienta online. Organizacje techniczne śledzą wszystkie harmonogramy i natychmiast identyfikują problemy. Agencje rządowe umieszczają wszystkie niezbędne dane online w swoich projektach. I to trwa. Wartość natychmiastowego dostępu do informacji jest ogromna. Inżynier może spojrzeć na system i natychmiast znaleźć specyfikacje, których potrzebuje. Menedżer klienta może śledzić status projektów swojego klienta i wcześnie identyfikować problemy. Specjalista ds. Usług może uzyskać informacje o umowie i zakres pracy dla kluczowego projektu przed udzieleniem odpowiedzi na pytanie.
Produktywność oznacza uzyskiwanie rezultatów, sprawianie, by rzeczy się zdarzały lub sprawianie, by coś się działo Ten rodzaj scentralizowanego dostępu pozwala osobom stojącym na czele wyników wiedzieć, co robić i kiedy.
Oprogramowanie do zarządzania projektami, zwłaszcza oprogramowanie do zarządzania projektami online, niewątpliwie wygrywa. Arkusze kalkulacyjne nie są przeznaczone dla wielu osób do uzyskiwania dostępu z wielu lokalizacji. Są zaprojektowane dla scenariusza z jednym plikiem / pojedynczym użytkownikiem.
Zaleta: Oprogramowanie do zarządzania projektami
Utrzymanie i administracja
Raz za razem rozmawiam z organizacjami, które spędzają niesamowitą ilość czasu na utrzymywaniu tabel. Tyle czasu poświęca się na działania wynikające z używania tabel:
- Znajdź odpowiedni stół
- Szukasz odpowiedniej wersji odpowiedniego stołu
- Śledź wiadomość e-mail za pomocą odpowiedniej wersji odpowiedniego arkusza kalkulacyjnego
- Wyślij poprawny arkusz e-mailem do tych, którzy go nie mają
- Znajdź osoby, które mają informacje potrzebne do zaktualizowania tabeli
- Zaktualizuj tabelę
- Utrzymanie formuł i formatowanie tabeli
- Zaktualizuj standardowy format wszystkich arkuszy kalkulacyjnych, aby umożliwić „usprawnienie procesu”
- Utwórz nowe arkusze kalkulacyjne
Lista jest długa. Chodzi o to, że utrzymywanie narzędzia zajmuje dużo czasu, ale arkusze kalkulacyjne zajmują zbyt dużo czasu, ponieważ są przeznaczone dla pojedynczych użytkowników. Jednocześnie może je aktualizować tylko jedna osoba. Zajmują również czas, ponieważ są oparte na plikach, co oznacza, że musisz zarządzać osobnymi plikami. O ile organizacja nie jest naprawdę dobra w zarządzaniu tymi plikami (wyjątek nie jest regułą), pliki są zwykle przechowywane w różnych lokalizacjach z niestandardowymi nazwami plików, a nawet niestandardowymi układami. Jeśli poświęcisz czas na sprawdzenie, ile czasu zajmuje użytkownikom utrzymanie tych tabel, będziesz zaskoczony.
Z drugiej strony oprogramowanie do zarządzania projektami również potrzebuje czasu na konserwację. Nie mogę powiedzieć inaczej. Potrzeba czasu, aby upewnić się, że dane w systemie są poprawne, że procesy są właściwie śledzone, i po prostu pobrać informacje z systemu. Jedną z wad tego jest to, że wiele systemów oprogramowania do zarządzania projektami pozwala wszystkim na wprowadzanie informacji, dzięki czemu osoba nie musi zarówno znajdować, jak i wprowadzać informacje. W tym scenariuszu konserwacja to realna konserwacja jako ciągłe, nieprzerwane wprowadzanie danych.
Istnieje kilka sposobów na zminimalizowanie konserwacji i czasu poświęcanego na systemy oprogramowania do zarządzania projektami. Koncentrują się one na początkowej konfiguracji. Jeśli dobrze skonfigurujesz system, czas konserwacji ulegnie skróceniu. Korzystanie z elementów takich jak szablony i raporty przed instalacją naprawdę pomaga zminimalizować czas spędzony na narzędziu.
Podczas gdy oba rodzaje narzędzi wymagają czasu, ugruntowany system oprogramowania do zarządzania projektami zdecydowanie ma przewagę nad arkuszami kalkulacyjnymi.
Zaleta: Oprogramowanie do zarządzania projektami
Elastyczność
Elastyczność w tym kontekście odnosi się do zdolności narzędzia do dostosowania się do twoich procesów. W praktyce dotyczy to np. Możliwości śledzenia dowolnego rodzaju danych, które są unikalne dla Twojej firmy (np. Dodawania pól) lub wdrażania nowego szablonu projektu.
Jest to trudniejsze do zmierzenia, zwłaszcza biorąc pod uwagę różne narzędzia do zarządzania projektami. Wiele narzędzi jest bardzo sztywnych, co oznacza, że widzisz to, co dostajesz. Niektóre narzędzia stały się bardziej elastyczne i umożliwiają wysoki stopień dostosowania – na przykład możliwość dostosowania ekranów i struktur danych. Stało się to coraz ważniejsze.
Trudno jest dokonać bezpośredniego porównania, ponieważ tak naprawdę zależy to od ocenianego oprogramowania do zarządzania projektami. W rzeczywistości jednak wiele systemów nie jest tak elastycznych jak tabela. W arkuszu kalkulacyjnym możesz utworzyć nową kolumnę lub wiersz według kaprysu lub utworzyć zupełnie nowy arkusz kalkulacyjny, aby śledzić nowe informacje. Oczywiście ta elastyczność ma wadę, zwłaszcza trudność w standaryzacji procesu. Jednak ze ścisłego punktu widzenia elastyczności musimy przytaknąć tabelom. Ostrzegam jednak, aby przetestować system zarządzania projektami pod kątem elastyczności i dokonać własnego porównania.
Zaleta: Arkusze kalkulacyjne
Alokacja zasobów i prognoza
Jest to podobne do eksploracji danych, ale jest tak ważne, że rozliczasz się. Zarządzanie, które zasoby są przypisane do których projektów i zadań, jest ważnym elementem zarządzania projektami i jedną z dużych różnic między arkuszami kalkulacyjnymi a oprogramowaniem do zarządzania projektami.
Istnieją trzy ważne punkty, aby zapewnić dobre zarządzanie zasobami. Należą do nich:
- Dobra struktura projektu (podział zadań w projekcie)
- Dobry szacunek nakładu (nie czasu), który należy poświęcić na każde zadanie (a zatem i na każdy projekt).
- Złożony widok tej informacji we wszystkich projektach
Z uwagi na skupienie arkuszy kalkulacyjnych na jednym pliku, dobry system zarządzania projektami bez wątpienia powinien to wygrać. Dobry system zapewnia widoki i raporty z informacjami na temat alokacji zasobów, dzięki czemu można przeglądać problemy i tworzyć prognozy na przyszłość. Nie oznacza to, że nie możesz tego zrobić za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, ale w najlepszym razie jest to trudne i musisz mieć bardzo, bardzo dobrą konfigurację.
Zaleta: Oprogramowanie do zarządzania projektami
Ostatnie przemyślenia
Tylko Ty możesz określić odpowiednie narzędzie dla swojej organizacji. Korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych jest zdecydowanie lepsze niż używanie absolutnie niczego. Mają wartość i mogą dobrze pasować do niektórych organizacji. Jednak dobre oprogramowanie do zarządzania projektami (szczególnie na poziomie firmy) ma wyraźną przewagę dla następujących typów organizacji:
- Organizacje posiadające więcej niż garść projektów do zarządzania
- Organizacje z więcej niż garstką osób pracujących nad projektami lub zarządzających nimi
- Organizacje z dużymi lub złożonymi projektami
Arkusze kalkulacyjne są używane głównie ze względów praktycznych. Wygoda nie jest jednak dobrym powodem do korzystania z narzędzia obsługującego najważniejsze procesy. Upewnij się, że wybierasz i korzystasz z narzędzia, które zwiększa efektywność i wydajność pracowników i procesów, a nie na odwrót. To znacznie przewyższy zalety wygody.
Podczas gdy arkusze kalkulacyjne mają pewne nieodłączne zalety, takie jak: Na przykład, naturalną użyteczność i elastyczność, możesz zastosować najlepsze praktyki, aby zminimalizować wady oprogramowania do zarządzania projektami. Na przykład używaj szablonów w jak największym stopniu, maksymalnie upraszczaj ekrany, dokumentuj przejrzyste procesy, skupiaj się na tych procesach zamiast na funkcjach, oferuj dobre szkolenie i twórz dobre, odpowiednie raporty. Połączenie z nieodłącznymi zaletami oprogramowania do zarządzania projektami pomaga osiągnąć wydajność, zwiększyć wydajność i wykorzystanie zasobów oraz zwiększyć konkurencyjność.
[ff id=”3″]