Niezależni właściciele restauracji często prowadzą własne konta. Nawet jeśli zatrudnisz profesjonalnego księgowego do końca roku, możesz zaoszczędzić dużo pieniędzy, wykonując cotygodniowe obowiązki samodzielnie.
Konfigurowanie planu kont, który spełnia potrzeby restauracji, zazwyczaj wymaga dostosowania domyślnych opcji dla każdego programu księgowego. Wybór rachunków kosztów sprzedaży i kosztów w większości systemów nie przewiduje oddzielenia wymaganych kategorii żywności i napojów.
Nawet wiodący program księgowy dla małych firm oferuje standardowy wybór dla restauracji, ale nie oferuje wszystkich kont, których potrzebuje większość właścicieli restauracji. Ponadto wiele dodanych raportów z wydatków jest rzadko używanych, co prowadzi do zamieszania przy wprowadzaniu danych i nie pomaga w śledzeniu finansów przedsiębiorstw.
National Restaurant Association wydaje książkę zatytułowaną Uniform System of Accounts for Restaurants. Książka zawiera szczegółowe opisy zastosowania ogólnie przyjętych zasad rachunkowości w branży hotelarskiej.
Ta książka zawiera przykładowy plan kont, ale stwierdza, że „zastosowane tu kody nie są jedynym sposobem klasyfikacji kont”. Należy zauważyć, że większość restauracji nie korzysta ze wszystkich wymienionych kategorii, w szczególności nie ma podziału na kategorie zapasów i kategorii kosztów poza „jedzenie” i „napoje”. Wielu właścicieli restauracji chciałoby dodatkowo oddzielić te kategorie, tak aby obejmowały podkategorie, takie jak „mięso”, „owoce morza” i „produkty” oraz ewentualnie „piwo” i „wino” dla kategorii napojów.
Chociaż dla wielu programów nie są wymagane numery rachunków, w książce NRA należy zastosować rodzaj systemu numeracji rachunków. Jeśli twój program nie wyświetla numerów kont, powinien mieć opcję włączenia tej funkcji na ekranie konfiguracji.
Każdy system numeracji rachunków jest ogólnie pogrupowany, dzięki czemu konta określonego typu mieszczą się w określonym zakresie liczb. Na przykład aktywa mogą wynosić od 1000, a konta dochodów od 4000. W systemach z wieloma szczegółowymi kontami można użyć 5-cyfrowych liczb, aby umożliwić utworzenie większej liczby podkategorii. Jest to jednak rzadko potrzebne w małej restauracji.
Typowe zakresy liczb stosowane przez wiele systemów księgowych są następujące:
Rachunki aktywów: 1000–1999
Rachunki odpowiedzialności: 2000–2999
Rachunki kapitałowe: 3000–3999
Konta przychodów: 4000-4999
Koszt towaru: 5000-5999
Wydania: 6000-8000
Konta „inne”: 8000–9999
Konta aktywów
Konta aktywów obejmują gotówkę, konta bankowe, zapasy i wszystko inne, co jest własnością.
Często przypisuje się do konta Cash numer pierwszego konta 1000, ponieważ zazwyczaj są one sortowane według płynności w każdej grupie (proste przejście na gotówkę).
Dla każdego rachunku bankowego prowadzonego dla firmy w planie kont należy stosować osobne konto. Jeśli wpłaty kupieckie dotrą do banku po kilku dniach, można użyć konta kupieckiego. Jeśli czeki są akceptowane i nie są przetwarzane elektronicznie, należy utworzyć konto do wpłaty czeków.
Nowe konta są zwykle ponumerowane 10 cyfr, więc twoje pierwsze dwa konta bankowe mogą używać 1010 i 1020 jako numerów kont w planie kont. Jeśli pozostawisz odstępy między liczbami, możesz łatwo później dodać kolejne konto i wstawić je w dowolnym miejscu w kolejności sortowania.
Konta zasobów można ponumerować w następujący sposób:
- 1000 gotówki
- 1010 Główne konto bankowe
- 1020 numer konta bankowego 2
- 1060 konto depozytowe handlowca
- Otrzymano 1080 czeków
- 1100 roszczeń
- 1200 zapasów żywności
- 1210 zapasów mięsa
- 1220 inwentaryzacja drobiu
- Inwentaryzacja 1230 owoców morza
- 1240 wywaru mlecznego
- 1250 Utwórz ekwipunek
- 1260 zapasów piekarniczych
- 1270 Ekwipunek zamrożony
- 1280 Inwentaryzacja suchych i konserwowych artykułów spożywczych
- 1320 zapasów napojów
- 1330 zapasów alkoholu
- 1340 zapasów piwa
- Wykaz wina 1350
- Zapasy 1360
- 1380 bar i zapasy materiałów eksploatacyjnych
- 1400 opłaconych z góry wydatków
- Oddaj do recyklingu wartość 1450
Aktywa o okresie użytkowania wynoszącym kilka lat lub więcej nazywane są aktywami długoterminowymi. Dotyczy to również wszystkich nieruchomości.
- 1500 środków trwałych
- 1510 gruntów i budynków
- 1520 samochodów
- 1530 mebli
- 1540 ulepszeń dzierżawy
- 1600 skumulowana amortyzacja
- 1700 skapitalizowanych kosztów rozruchu
- 1800 depozytów zabezpieczających
Rachunki odpowiedzialności
Konta odpowiedzialności obejmują karty kredytowe i zobowiązania wobec dostawców. Obejmuje to również pieniądze wydane na rzeczy takie jak podatki należne od państwa, napiwki, do których pracownicy są uprawnieni, oraz karty podarunkowe, które zostały sprzedane, ale jeszcze nie zrealizowane. Pożyczki na nieruchomości i inne ważne finansowanie klasyfikuje się jako zobowiązania długoterminowe.
Rachunki odpowiedzialności można ponumerować w następujący sposób:
- 2000 zobowiązań
- Karta kredytowa 2110
- Karta kredytowa 2120 nr 2
- Numer karty kredytowej 2130 3
- 2140 Numer karty kredytowej 4
- 2210 należny podatek obrotowy
- 2220 Drugi należny podatek
- 2250 odcinków wypłaty
- 2260 Drugi odcinek wypłaty
- Zachowano 2280 wskazówek
- 2300 kart podarunkowych i certyfikatów
- Kredyt klienta 2350
- 2400 obligacji do zapłaty
- 2500 innych długów
Rachunki kapitałowe
Udział właścicieli w spółce wykazany jest na rachunkach kapitałowych. W przypadku firmy obejmuje to kapitał własny. W rzeczywistości są to pieniądze, które firma jest winna właścicielom. Po zakończeniu okresu rozliczeniowego saldo kategorii przychodów i kosztów jest przenoszone do rezerwy przychodów, która jest również kontem kapitałowym.
Najbardziej podstawowe konta kapitałowe można ponumerować:
- 3000 kapitału właściciela
- 3100 akcji zwykłych
- 3300 zysków zatrzymanych
Rachunki dochodów
Obrót należy do ogólnej kategorii rachunków dochodów. Restauracja oczywiście chce osobnych kategorii sprzedaży żywności i napojów i może chcieć dalszego oddzielenia sprzedaży piwa, wina i napojów spirytusowych.
Typowe konta dochodów to:
- 4000 sprzedaży
- 4200 sprzedaży żywności
- 4320 Sprzedaż napojów
- Sprzedaż 4330 alkoholi
- 4340 Sprzedaż piwa
- 4350 sprzedaży wina
- 4360 sprzedaż towarów
- 4500 cateringu i umów
- 4700 Pozostałe przychody operacyjne
- 4900 rabatów
Jedną z różnic między zaleceniami krajowego organu regulacyjnego a wieloma innymi listami jest umieszczenie kont „innych dochodów”. Może to obejmować dochód ze źródeł takich jak opłaty za ubezpieczenie, gry lub automaty oraz wynajem sal bankietowych. Na większości list rachunki te są umieszczone w przedziale 8000 nad wydatkami, ale na liście NRA w przedziale 6000.
Większość mniejszych lokalizacji potrzebuje tylko jednej kategorii dla innych przychodów. Ponieważ „koszt dóbr” jest ogólną podkategorią wydatków, sensowne jest unikanie sytuacji, w której kategoria dochodów mieści się w środkowej części przedziału od COGS do wydatków. Na tej liście umieszczono jedno konto w zakresie 4000.
Jeśli umieścisz rabaty w kategorii sprzedaży, oznacza to, że jest to konto „licznikowe”. Kiedy większość kategorii sprzedaży ma kredyt, rabaty zwykle mają saldo debetowe.
Rachunki kosztów towarów
Rachunki kosztów, zwane również sprzedażą lub kosztami sprzedaży, reprezentują zakupy żywności i napojów w celu zapewnienia posiłków. Można uwzględnić inne wydatki bezpośrednio związane ze sprzedażą, np. B. opłaty sprzedawcy lub kubki konsumpcyjne i serwetki.
Używane tutaj liczby zapewniają również spójność na wszystkich rachunkach, ponieważ ostatnie trzy cyfry każdej kategorii COGS są zgodne z trzema ostatnimi cyframi powiązanego istniejącego konta.
Lista kosztów może obejmować:
- 5000 kosztów sprzedaży
- 5200 kosztów żywności
- 5210 kosztów mięsa
- 5220 kosztów drobiu
- 5230 Koszt owoców morza
- 5240 kosztów mleka
- 5250 kosztów produkcji
- 5260 kosztów piekarni
- 5270 Koszty zamrożone
- 5280 Artykuły spożywcze suche i konserwowane
- 5320 kosztów napojów
- 5330 kosztów alkoholu
- 5340 kosztów piwa
- 5350 kosztów wina
- 5360 koszt towarów
- 5380 bar i koszty materiałów eksploatacyjnych
- 5600 dostawa i bezpośrednie koszty pracy
- 5700 opłat dla dealerów
Rachunki wydatków
W tym przykładzie raporty wydatków są podzielone na trzy główne kategorie: koszty fakturowania i inne wydatki. Koszty wynagrodzeń są podsumowane w przedziale 6000, pozostałe koszty operacyjne w przedziale 7000. Koszty ogólne, takie jak czynsz, podatki i amortyzacja, spadają w przedziale 8000.
Chociaż rachunki muszą zostać podzielone przynajmniej w takim stopniu, w jakim linie podatkowe są rozdzielone, połączenie rzadko używanych kont znacznie ułatwia przegląd. Poniższa lista zawiera podsumowanie kilku kategorii, które często są oddzielone na innych schematach.
Powinieneś sprawdzić u swojego księgowego lub księgowego, czy wszystko, co łączysz, ma tę samą linię podatkową.
Konto utraty zapasów / śmieci zostało wstawione pod znacznikiem 6000, ponieważ niektórzy zakładają, że należy on do kategorii „kosztów towarów”.
- 5800 utrata zapasów / odpadów
- 6000 wydatków związanych z pracą
- 6100 wynagrodzeń w zarządzaniu
- 6200 płac
- 6300 prac kontraktowych
- 6400 wypłaconych prowizji
- 6500 świadczeń pracowniczych
- 6600 Work Comp Comp Insurance
- 6700 podatków od wynagrodzeń pracodawców
- 6800 kosztów wynagrodzeń
- 7100 bezpośrednich kosztów operacyjnych
- 7110 Chiny – szkło – sztućce
- 7120 Zaopatrzenie restauracji i kuchni
- 7130 potrzeby i koszty czyszczenia
- 7140 dekoracji i artykułów dla gości
- 7150 Pościel – len – mundury
- 7160 Opłaty – Zezwolenia – Licencje
- 7200 Pest – Bezpieczeństwo – inna umowa
- 7250 POS – Wsparcie techniczne – usługa online
- 7300 marketing
- 7310 reklama w mediach i prasie
- 7320 wydarzeń promocyjnych
- 7400 samochodów i podróży
- 7500 muzyki i rozrywki
- 7600 napraw i konserwacji
- 7700 narzędzi
- 7750 połączenie telefoniczne i sieciowe
- 7800 Ogólne i administracyjne
- 7810 Straty z tytułu nieściągalnych długów – nadmierne / krótkie
- 7820 opłat bankowych
- 7830 ubezpieczenia
- 7840 odsetek
- 7850 opłat
- 7890 Inne wydatki biurowe
- 8100 kosztów wynajmu i wynajmu
- 8200 wypożyczalni sprzętu
- 8600 podatku od sprzedaży zapłaconego od zakupów
- Amortyzacja 8700
- 8900 Inne wydatki
- 9000 podatek dochodowy
Inne konta
Jedyne pozostałe elementy, które należy wziąć pod uwagę, to sprzedaż kluczowych aktywów, inne przychody ze źródeł innych niż działalność restauracji (takich jak inwestycje lub powierzchnia podnajmu) oraz rachunek zastępczy dla transakcji, w których właściciel firmy potrzebuje pomocy swojego księgowego.
- 9500 zysków / strat ze sprzedaży aktywów
- 9900 Inne dochody (nie z operacji
- 9999 Zapytaj mojego księgowego