Wykresy Gantta są przydatnymi narzędziami do analizy, planowania i zarządzania złożonymi projektami wieloetapowymi.
Wykresy Gantta mogą;
Wsparcie w identyfikacji zadań i zadań podrzędnych, które należy wykonać
Pomóż zdefiniować zadania, które należy wykonać
Wsparcie w planowaniu, kiedy i w jakiej kolejności zadania te są wykonywane
Wymagana pomoc w planowaniu zasobów i ukończeniu projektu
Pomoc w opracowaniu ścieżki krytycznej dla projektu, w którym musi ona zostać ukończona do określonej daty.
Gdy uruchomiony jest projekt złożony lub wielozadaniowy, możesz użyć wykresów Gantta do monitorowania, czy projekt jest zaplanowany, czy nie. Jeśli nie, możesz łatwo użyć wykresu Gantta, aby określić, jakie działania należy podjąć, aby przywrócić projekt zgodnie z harmonogramem.
Podstawową koncepcją planowania projektu jest to, że niektóre działania zależą od innych działań, które zostaną najpierw wykonane. Na przykład, nie jest dobrym pomysłem, aby rozpocząć budowanie ścian w budynku biurowym przed położeniem kamienia węgielnego. Nie jest również dobrym pomysłem wkładanie mieszanki do ciasta bez uprzedniego smarowania puszki.
Są to czynności zależne, które należy wykonać w sekwencji, przy czym każdy etap jest mniej lub bardziej ukończony, zanim można rozpocząć następny etap. Takie zależne działania możemy nazwać „sekwencyjnymi”.
Działania niesekwencyjne nie zależą od innych wykonywanych zadań. Działania te można przeprowadzić w dowolnym momencie przed osiągnięciem określonej fazy projektu lub po jej osiągnięciu. Działania te są znane jako zadania niezależne lub „równoległe”.
Aby utworzyć wykres Gantta:
1. Wymień wszystkie działania / zadania w planie
Dla każdego zadania pokaż najwcześniejszą możliwą datę rozpoczęcia, jak długo szacujesz czas, jaki powinien on zająć oraz czy jest ono równoległe czy sekwencyjne.
Jeśli zadania są sekwencyjne, pokaż, od których faz zależą.
Uruchom arkusz papieru milimetrowego (ołówkiem i linijką) w górę na górnej osi X z dniami, tygodniami lub miesiącami, aż zadanie zostanie zakończone. Oś Y może być użyta do uporządkowania każdego zadania w kolejności. Jeśli chcesz, możesz użyć arkusza kalkulacyjnego Excel zamiast papieru milimetrowego.
2. Narysuj zadania na planie
Następnie wypisz listę zadań w pierwszej kolumnie po lewej stronie. (Oś Y) Aby wykonać z grubsza pierwszy szkic wykresu Gantta; Narysuj każde zadanie zgodnie z harmonogramem i wyświetl je od najwcześniejszej możliwej daty. Narysuj każde zadanie jako poziomy pasek, którego długość to czas oszacowany dla zadania. Podświetl szacowany czas potrzebny do ukończenia zadania nad każdym paskiem zadań. W tym momencie nie jest wymagane planowanie. Wszystko, co musisz zrobić, to stworzyć pierwszą wersję roboczą.
3 Zaplanuj zadania / działania
Teraz przerysuj wykres Gantta na nowym arkuszu, aby zaplanować działania i zadania. Zaplanuj to tak, aby kolejne czynności były wykonywane w pożądanej kolejności (np. Kopanie dziur, układanie fundamentów, rozpoczęcie budowy).
Upewnij się, że te zależne działania nie rozpoczną się, dopóki czynności, od których są zależne, nie zostaną zakończone.
Jeśli to możliwe, zaplanuj równoległe zadania, aby nie zakłócały one sekwencyjnych działań na ścieżce krytycznej. Podczas planowania upewnij się, że maksymalnie wykorzystujesz czas i zasoby. Nie wykorzystuj nadmiernie zasobów i poczekaj w harmonogramie na opóźnienia, przekroczenia, odmowy jakości, błędy dostawy itp.
Po narysowaniu wykresu Gantta możesz zobaczyć, ile czasu zajmie ukończenie projektu. Należy wyraźnie określić główne kroki, które należy podjąć, aby zapewnić pomyślne zakończenie projektu.
W praktyce profesjonalni menedżerowie projektów używają zaawansowanego oprogramowania, takiego jak MS Project, do tworzenia wykresów Gantta. Te pakiety nie tylko ułatwiają rysowanie wykresów Gantta, ale także ułatwiają późniejsze zmienianie planów i zapewniają sposoby monitorowania postępów na podstawie planów.
Tabele i tabele mogą być również używane do tworzenia prostych i łatwych do zmiany diagramów bez MS Project. Arkusze kalkulacyjne z kolorowymi paskami są najbardziej przydatne w najprostszych projektach.